Software Selection e a importância dessa prática
As empresas precisam de softwares para funcionar e crescer. Isso não é novidade para ninguém. Seja no sistema de controle de ponto eletrônico, no software de gestão de documentos e contratos, no sistema de gestão de conhecimento e de pessoal, a verdade é que os softwares estão em todas as partes na cadeia de valor da empresa.
Embora a adoção de um software e infraestruturas tecnológicas sejam uma parte do processo de transformação digital, não se pode negligenciar o caráter cultural da organização e do segmento. Muitas das barreiras encontradas da implementação de um software está vinculada diretamente as barreiras culturais encontradas no processo e a incompreensão da real dor que o software tem o intuito de mitigar. Outro ponto corriqueiro é a adoção do software apenas pela ideia rasa de que ele resolverá todos os problemas da organização. Sabemos que não é bem por aí e é por isso que é importante entender a situação antes de sair investindo em um software.
Nesse texto vou falar um pouco sobre a importância de adotar um processo de software selection e quanto isso pode impactar nos resultados de uma empresa.
Entendendo o problema
Primeiro volte algumas casinhas no seu tabuleiro e se questione. Por que quero implementar essa solução/software?
O erro mais comum da liderança das empresas é a contratação e implementação de um software sem o devido entendimento do problema que está sendo encarado.
Você usa um martelo para serrar madeira? Bem, é a mesma coisa. Você não contrata um software de ponto eletrônico se seu problema é no estoque.
Essa comparação parece um pouco exagerada, mas a realidade não é tão diferente assim. Muitas empresas contratam um super ERP, levam meses e até anos implementando e treinando equipe quando o problema poderia ser solucionado com um software de gestão de fluxos ou um repositório de documentos em nuvem. Isso sem contar o custo.
Quando forem procurar uma solução, pense no curto, médio e longo prazo. O software que você está contratando deve suportar essa mudança de cenário ou então, caso ele não suporte, você deve ter consciência de que pode existir uma migração dessa solução no futuro.
Escolhendo a ferramenta certa para o problema
Quando decidimos implementar uma solução de software na empresa significa que temos um problema claro ou oportunidade eminente que nos leva a contratação ou desenvolvimento desse sistema. Isso parece óbvio. Muitas organizações acabam caindo no conto de que basta contratar um software de ponta de uma empresa estrangeira, multinacional que os problemas vão ser magicamente solucionados.
Como escrevi acima. Entenda o problema, depois pense em solução.
Implementar um processo de software selection requer algumas capacidades importantes:
- Compreensão clara do problema.
- Visão de curto, médio e longo prazo;
- Entendimento tecnológico;
- Clareza no processo e cultura organizacional.
Essas quatro características resumem algumas das competências para tomar a decisão de qual software contratar.
Considere o tempo de implementação, treinamento e manutenção
Existem muitos custos escondidos quando você contrata um software. Se engana quem pensa que basta adquirir uma licença e já sair tendo resultados.
Muitos softwares tratam de assuntos especializados de áreas estratégicas da empresa (RH, vendas, contábil, estoque, etc) e para utilizar a ferramenta de forma adequada os usuários (funcionários) devem ser treinados para que a base de dados do sistema não seja poluída com informações não reais do processo.
A maioria dos sistemas não são intuitivos e precisam de um conhecimento prévio para a utilização correta.
Além desse custo de treinamento, existe também o custo de manutenção. Considere o software como sendo um ativo da sua empresa. Ele vai precisar de atualizações, correções e uma infraestrutura para mante-lo. Dependendo do software, você pode precisar contratar técnicos ou uma equipe apenas para mante-lo funcionando.
Dados valem dinheiro, proteja eles
Outro assunto que não deve ser negligenciado durante a contratação é a proteção de seus dados. O software vai armazenar dados e informações importantes da sua operação, você não quer que eles sejam vazados para a concorrência ou que sejam utilizados de forma maliciosa.
Imagine se seu sistema de RH vazar toda a informação da sua folha de pagamento e informações bancárias de seus funcionários. Um exemplo real que já aconteceu com diversas empresas.
Esse texto foi apenas para introduzir o tema. Se você gostou, fique atento nas próximas publicações ou me chame que ficarei contente em esclarecer suas dúvidas!
